传真机虽然看似老派，但在法律文件、合同签署等场景中仍是不可替代的工具。掌握正确的操作步骤，只需几分钟就能完成文件传输。本文将拆解从准备到发送的全流程，并附上常见问题的解决方案，让你像办公老手一样高效使用传真机。
1、发送传真的标准步骤
发送传真前，先确保文件平整无折痕，文字面朝下放入进纸器（部分机型需朝上，以机器标注为准）。打开电源后，用数字键盘输入对方传真号码（国际传真需加国家代码），按下“发送”键。此时传真机会自动拨号，听到高频“滴——”声即开始传输，成功后机器会打印确认页。若对方是人工接听，需告知其发送传真请求，待对方启动接收模式后再按发送键。
2、接收传真的注意事项
接收传真更简单：保持机器开机并连接电话线，传真机会自动响应来电并打印文件。若需手动接收（如共享电话线），听到铃声后需按下“接收/开始”键。注意检查纸张和碳粉是否充足，模糊的接收文件往往因墨盒耗尽或扫描头脏污导致，及时更换耗材或用棉签清洁扫描组件可解决。
3、高级功能与设置技巧
现代传真机常附带实用功能：通过“分辨率”设置（200dpi适合文本，600dpi适合图像）可优化传输质量；遇到占线时，“自动重拨”功能（默认3次）能避免反复操作；多页文件建议使用自动进纸器，并按顺序排列避免错页。部分机型支持子地址加密传输，适合敏感文件。
4、连接与维护的核心要点
电话线必须插入标有“LINE”的端口（非“EXT”口），使用RJ11接口标准线。定期清理纸屑和灰尘，避免卡纸；长期不用时拔掉电源防雷击。若遇到“COMM. ERROR”提示，检查线路或重启设备；显示“PAPER ROLL EMPTY”则需更换热敏纸或普通A4纸（视机型而定）。创新科技网 Www.Zqcyzg.com
5、替代方案与故障应急
当传统传真故障时，可尝试在线传真服务（如iFax）通过邮箱发送电子版；临时需要接收传真但无设备，可借用支持传真功能的打印机扫描到电脑。对于持续出现的传输失败，检查电话线路是否支持模拟信号（DSL用户需加装滤波器），或联系运营商确认号码权限。
