在现代办公场景中，复印机早已不仅是复印工具，其扫描功能能快速将纸质文件转为电子版，便于存储和共享。掌握正确的操作步骤，能大幅提升工作效率。以下是详细的操作指南和实用技巧。
1. 准备工作
扫描前需确保复印机处于正常工作状态：检查电源是否开启，确认网络连接正常（如需发送到电脑或邮箱），并清理扫描玻璃板上的污渍或纸屑，避免影响扫描质量。将待扫描文件整理平整，若为多页文件，建议使用自动输稿器（ADF）以提高效率。
2. 选择扫描模式
大多数复印机支持多种扫描模式，如黑白、彩色或双面扫描。通过操作面板选择适合的模式——例如，合同类文件可选黑白以节省空间，设计稿则需彩色模式。部分机型还支持OCR（可检索文本）功能，能将扫描内容转为可编辑文字。
3. 放置文件与设置目标
单页文件需正面朝下放置在扫描玻璃板上，对齐边缘并盖紧盖板；多页文件则可放入自动输稿器，注意调整导纸板宽度以防卡纸。随后在操作界面选择扫描目标：可保存到电脑（需提前设置共享文件夹）、U盘，或直接发送至邮箱。Brother等品牌设备还支持扫描到云存储（如Google Drive）。
4. 调整参数并开始扫描
根据需求调整分辨率（常规文档300dpi即可，高清图片建议600dpi）、文件格式（PDF适合文档，JPEG适合图片）等设置。确认后点击“扫描”按钮，等待完成提示音。扫描过程中勿移动文件或打开盖板。
5. 检查与后续处理
扫描完成后，在目标位置查看文件是否清晰完整。若发现模糊或缺失，可重新调整参数再次扫描。电子文件建议按日期或项目分类存档，或通过编辑软件裁剪、旋转优化效果。部分复印机还支持批量命名、加密PDF等高级功能。创新科技网 Www.Zqcyzg.COM
6. 常见问题解决
遇到扫描质量差时，清洁扫描玻璃板或更换更高分辨率设置；若文件无法保存，检查网络连接或存储空间；双面扫描失败需确认机型是否支持该功能。卡纸问题需按说明书路径轻柔取出纸张，避免强行拉扯损坏部件。
